Tunnikaardid, mis täidavad end ise — ja klapivad palgapäeval
Tööaja arvestus on koht, kus väike ettevõte kaotab korraga raha ja rahu: tunnid pannakse kirja mälu järgi, objektid lähevad segi, keegi parandab Excelit palgapäeva eelõhtul ja vaidlus selle üle, kes millal lahkus, ei lõpe kunagi faktiga. EZYsmart teeb arvestuse automaatseks. Sisse ja välja logitakse kaardi, telefoni või objekti geopiirkonna järgi, tunnid koonduvad kohe õige objekti ja projekti alla ning palgaarvestusse liigub valmis fail — ilma et keegi peaks midagi meenutama.
Sisselogimisest palgafailini ilma vahepealse käsitsitööta
Sisse ja välja ilma meeldetuletuseta
Töötaja logib end sisse kaardi, telefoni või uksele paigaldatud terminaliga — sama liigutusega, millega ta niikuinii ukse avab. Kui ligipääs käib juba nutiluku kaudu, on tööaja algus lihtsalt sama sündmuse teine pool, nii et unustamiseks ei jää võimalust ja keegi ei pea päeva lõpus midagi mälu järgi taastama.
Objektipõhine arvestus geopiirkonnaga
Mitmel objektil töötavatele tiimidele tuvastab telefon automaatselt, millisel objektil ollakse, ja seob tunnid õige aadressi ning projektiga. Sõiduajad, objektivahetused ja lühikesed käigud eristuvad ise, nii et kliendile esitatud arve ja tegelik tööaeg on sama number, mitte kaks hinnangut.
Aruanded ja palgafail ise
Tunnid koonduvad reaalajas töötaja, objekti, projekti ja tellija kaupa ning palgaarvestusse liigub valmis fail või API-ühendus. Kuu lõpus ei ole vaja midagi kokku lugeda: aruanne on olnud kogu aeg olemas ja iga rida on jälgitav konkreetse sisse- või väljalogimiseni.
Graafikud, puhkused ja ületunnid ühes vaates
Planeeritud graafik ja tegelik tööaeg on kõrvuti, nii et ületunnid, puudumised ja alahõive on näha nädala sees, mitte kuu lõpus. Süsteem hoiatab, kui keegi läheneb tööaja piirmäärale või kui objektil pole homme kedagi — otsus jõuab enne probleemi, mitte pärast.
Palgapäev, mis võtab kakskümmend minutit, mitte terve reede
Kujuta ette kaheksateistkümne inimesega paigaldusfirmat, kes töötab korraga neljal objektil. Varem käis kuu nii: reedeti saatsid mehed tunnid sõnumiga, mõni mäletas valesti, kaks objekti läksid segi ja juhataja istus palgapäeva eel neli tundi Excelis, et panna kokku midagi, mis oli parimal juhul lähedane. Nüüd logib iga inimene end objektile jõudes sisse telefoniga ja tunnid lähevad kohe selle objekti ja tellija alla, kus ta tegelikult on. Kolmapäeval näeb juhataja, et üks objekt on graafikust kaks päeva maas, ja tõstab neljapäevaks kaks inimest ümber — sest number on olemas siis, kui sellega saab veel midagi teha. Reedel märkab süsteem, et üks töötaja on kogunud kuus ületunde, ja annab sellest teada enne, kui see muutub üllatuseks. Kuu viimasel päeval avab raamatupidaja valmis faili, kus iga rida on jälgitav konkreetse sisselogimiseni. Vaidlust ei ole, sest mäletamise asemel on ajatempel — ja klientide arved lähevad välja samast andmestikust, mis palgad.
Seotud lahendused
Nutikas äri
Tööaeg, küte, kapid ja objektid ühes platvormis — üks konto ja üks arve.
Rätseplahendused
Liides sinu palga-, ERP- või projektijuhtimise süsteemiga, kirjutatud sinu protsessi järgi.
Üks äpp kogu halduseks
Sama platvorm haldab ligipääsu, seadmeid ja aruandlust, kust tööaja andmed tulevad.
Tööaja arvestus — vastused
Kas töötajate asukoha jälgimine on üldse lubatud?
Tööaja arvestuseks jah, aga tingimustega, ja me oleme süsteemi just nende tingimuste järgi ehitanud. Tööandjal on õigustatud huvi teada, millal ja millisel objektil töö tehti, kuid see ei tähenda õigust jälgida inimest pidevalt. Seetõttu töötab objektipõhine arvestus geopiirkonna sündmustena: salvestatakse see, et töötaja sisenes objekti alale või lahkus sealt, mitte tema pidev asukoht, ja väljaspool tööaega ei koguta midagi. Töötajat tuleb teavitada, milliseid andmeid kogutakse ja milleks — aitame selle teksti ja sisekorra osa ette valmistada. Andmete säilitusaeg on seadistatav ja ligipääs on rollipõhine, nii et objektijuht näeb oma objekti ja raamatupidaja koondit, mitte igaüks kõike. Kui eelistad geopiirkonda üldse mitte kasutada, töötab sama arvestus kaardi või terminaliga uksel — funktsionaalsus jääb, asukohaandmeid ei teki.
Mis juhtub, kui keegi unustab end välja logima?
Süsteem märkab seda ise ja lahendab enamiku juhtumeid ilma inimeseta. Kui väljalogimine puudub, aga töötaja on objekti alalt lahkunud või uks on lukustatud, sulgeb süsteem vahetuse selle sündmuse ajaga ja märgib rea kontrollimist vajavaks. Töötaja saab telefoni teate ja saab paranduse ise kinnitada; juhataja näeb kõiki avatud või kahtlaseid ridu ühes vaates, mitte laiali sõnumites. Käsitsi tehtud parandused jäävad alati logisse koos sellega, kes ja millal need tegi, nii et hilisem vaidlus lahendatakse ajaloo, mitte mälu põhjal. Praktikas kaob suurem osa unustamisest juba sellest, et sisse- ja väljalogimine on seotud ukse avamisega, mida inimene niikuinii teeb — eraldi liigutust, mida unustada, lihtsalt ei ole.
Kas see sobib väikesele firmale või ainult suurele?
Väikesele sobib eriti hästi, sest just seal ei ole kedagi, kelle töö oleks tundide kokkulugemine. Viie kuni kahekümne inimesega ettevõttes teeb seda tavaliselt juhataja või omanik oma õhtutest, ja see on kõige kallim võimalik viis. Seadistus on samasugune sõltumata suurusest: inimesed, objektid, projektid ja see, kuhu palgafail läheb. Suuremas organisatsioonis lisanduvad rollid, kinnitusahelad ja põhjalikum aruandlus, aga põhiline töövoog jääb samaks. Kuna maksad kasutajate järgi, ei ole väikese tiimi kuutasu suur ja tagasiteenimine on lihtsalt arvutatav: kui kuus kaob neli tundi käsitsitööd ja paar valesti arvestatud tundi, on vahe juba selge. Alusta ühest tiimist või ühest objektist ja laienda siis, kui töövoog on paigas.
Kas tunnid liiguvad meie palgaprogrammi automaatselt?
Jah. Kuu või palgaperioodi lõpus tekib valmis fail sinu palgaprogrammi ootavas formaadis või liiguvad andmed otse API kaudu, kui programm seda võimaldab. Levinumate Eesti palga- ja raamatupidamislahenduste jaoks on ühendus olemas; kui sinu oma ei ole nimekirjas, kirjutame liidese ise — see on rätseplahenduste tavatöö ja seda teeb sama tiim, kes platvormi arendab. Sama andmestik läheb ka kliendiarvete aluseks, nii et tellijale esitatud tunnid ja palgaks makstud tunnid tulevad ühest allikast, mitte kahest tabelist, mis kunagi päris ei klapi. Enne esimest päris palgaperioodi teeme ühe testjooksu vanade andmetega, et võrrelda tulemust senise arvestusega ja veenduda, et vahe on seletatav.
Anna palgapäev tagasi sellele, kes seda praegu käsitsi teeb
Räägi meile, kui palju inimesi, mitu objekti ja millises palgaprogrammis arvestus lõpeb — paneme kokku seadistuse, teeme ühe testjooksu su vanade andmetega ja näitame, kui palju käsitsitööd kaob.